Perlengkapan Kantor
Selasa, 22 Agustus 2017
PERLENGKAPAN KANTOR
Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja mereka.
Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.
Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor.
Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.
Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor.
Pengertian Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:
Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor
Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan
Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor.
Macam-macam Mesin Kantor
Menurut Tenaga Penggeraknya
Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.
Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya
Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.
Menurut Fungsinya
Mesin untuk mencatat
Mesin tulis
Mesin dikte
Mesin penomor
Asahan pensil
Mesin pencetak perangko
Stempel
Mesin pencatat uang kas
Mesin pencatat waktu (Time Recorder)
Mesin perekan gambar / suara
Scanner
Mesin penulis nominal cek
Mesin pencatat kehadiran
Alat penghitung
Mesin untuk menghimpun
Pembuka surat
Mesin penjilid
Hechtmachine
Pemotong kertas
Stepler
Perforator
Stapler remover
Mesin untuk mengolah
Mesin jumlah
Mesin hitung
Mesin penghitung uang
Mesin validasi keaslian uang
Timbangan elektronik
Mesin timbangan surat
Komputer
Mesin untuk menggandakan
Mesin stensil (Stencil Duplicator)
Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)
Mesin fotocopy
Risograph
Mesin perekam sheet
Mesin cetak (Offset)
Printer
Electronik copy board
Mesin untuk mengirim
Telepon
Interphone
Teleprinter
Faxsimile / telecopier
Modem (modulator demodulator)
Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)
Telefoto
Handy Talky (HT)
PMBX / PABX (Switch Board)
Handphone
Mesin untuk menyimpan
Mikrofilm
Mesin penghancur kertas
Pelubang ketas (perforator)
Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api)
Mobile Filling System
Flopy disk
Hard disk
Compact disk
Flash disk
Komputer
Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:
Mesin Pengaman
CCTV (Close Circuit Television)
Pengaman data
Mesin penyimpan uang (brankas)
Peti uang (Cash box)
Micro film
Mesin laminating
Alarm
ATM
Mesin Penyaman
Kipas angin (FAN)
Air Conditioner (AC)
Loudspeaker
Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)
Air Curtain (Tirai Udara)
Vacum Cleaner
Perbekalan Tatausaha
Batasan Perbekalan Kantor dan Macam-macam Perbekalan Kantor Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern,2007), perbekalan tata usaha digolongkan dalam jenis-jenis barang berikut :Barang lembaran : kertas tik, karbon, berkas
Barang bentuk lainnya : lem, karet penghapus, tinta
Alat tulis : pensil, pulpen, cap nomor
Alat keperluan lainnya : mistar, bantalan cap
Mesin perkantoran : mesin tik, mesin hitung, mesin stensil
Perabotan Perkantoran : meja, lemari, peti besi
Perlengkapan lainnya : lampu, permadani, kipas angin.
Pelaksanaan tata usaha dengan berbagai barang perbekalan memerlukan hal-hal lain yang dapat dianggap sebagai “bahan baku” atau bahan mentahnya. Hal tersebut antara lain konsepsi-konsepsi pikiran manusia berupa abjad, angka, tanda-tanda baca, tanda-tanda hitung, dan system-sistem tulisan dengan huruf-huruf yang lazim maupun khusus. Bahan-bahan baku ini dengan melalui barang-barang perbekalan tata usaha dan menurut serangkaian aturan tata tertib tertentu dipakai untuk menyatakan secara tertulis berbagai keterangan yang diperlukan. Perpaduan antara kegiatan-kegiatan tata usaha, bahan baku, dan barang-barang perbekalan menciptakan benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk warkat, formulir, buku, dan benda berketerangan lainnya.
Setiap meja kerja di kantor perlu dilengkapi dengan macam-macam perlengkapan untuk pelaksanaan tata usaha dengan sebaik-baiknya. Perlengkapan tata usaha meliputi barang yang awet pakai maupun benda-benda yang habis pakai. Pengertian awet pakai ialah barang-barang itu tahan lama dalam pemakaiannya. Sedangkan benda-benda yang habis pakai tidak selalu musnah atau habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya, melainkan dapat juga berarti setelah benda itu dipakai maka tidak dapat dipakai lagi untuk kedua kalinya.
Benda yang habis dalam pemakaiannya lazim disebut office supplies (perbekalan kantor). Office supplies dirumuskan sebagai those materials consumed in the ordinary operaitons of the clerical forces (benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha). Yang tergolong office supplies misalnya pena, pensil, tinta, kertas, pita mesin ketik, karbon, karet penghapus, dan sebagainya. Diantara perbekalan tata usaha yang habis pakai, maka benda-benda yang khusus dipakai untuk tulis menulis disebut stationery.
Menurut Leffingwell dan Robinson, setiap meja tulis hendaknya dilengkapi dengan standart perlengkapan tata usaha yang terdiri dari :
Desk trays (baki-baki surat)
Desk calendar (tanggalan meja)
Ruler (penggaris)
Pens (pena-pena)
Penholders (tangkai-tangkai pena)
Pencils
Colored pencils (pensil warna)
Eraser (penghapus)
Blotters (kertas-kertas isap)
Shears (gunting)
Stapler
Tray for clips
Tray for pins
Tray for rubber bands
Binders
Band dater
Stamp pad
Stationery requisitions
Scratch paper
Frances King dan Louis Feldman menyusun suatu daftar perlengkapan yang jumlah masing-masing barangnya disesuaikan dengan besar kecilnya kantor yang bersangkutan. Diantaranya sebagai berikut :
Mesin tik
Mesin stensil
Mesin jumlah
Lemari arsip
Timbangan surat
Keranjang sampah-kantor
Bak surat
Cagak topi / pakaian
Jam
Kamus
Blangko surat
Amplop
Kertas polos
Karbon
Buku catatan juru steno
Berkas
Tanda petunjuk arsip surat menyurat
Tanggalan meja
Tinta
Tempat tinta
Tangkai pena, dll
Dari daftar tersebut untuk lebih melancarkan pekerjaan dapat ditambahkan silet, papan tulis, kapur serta penghapusnya, buku catatan harian, bel untuk memanggil pegawai, kalkulator, mesin perangko, rak surat, serta peralatan lainnya untuk menyimpan surat/dokumen.
Mengingat salah satu fungsi kantor modern sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, maka dalam kantor hendaknya disediakan pula buku-buku petunjuk untuk menjadi tempat bertanya mengenai segala fakta umum yang diperlukan dari waktu ke waktu.
Perabot Kantor
Batasan Perabot Kantor dan Macam-macam Perabot Kantor
Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama.
Furniture dengan ukuran dan bahan yang tepat akan meningkatkan produktivitas kerja pekerja kantor. Dalam desain hal ini disebut dengan fungsi ergonomis. Kursi yang nyaman misalnya akan membuat penggunanya betah dalam melakukan pekerjaannya. Selain itu furniture yang ergonomis akan mencegah terjadinya cedera bagian tubuh akibat pekerjaan yang berulang (repetitive stress injuries).
Berikut ini perabotan yang umum dipakai dikantor :
Meja kerja
Syarat-syarat meja tulis/meja kerja yang baik :
Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup agar peredaran udara dapat berlangsung secara lancar dan bagian kaki pegawai yang memakainya tidak terasa panas.
Permukaan meja tidak mengkilat sehingga tidak menyilaukan mata pegawainya.
Luas meja tidak terlalu luas. Luas sempitnya permukaan meja hendaknya disesuaikan dengan kedudukan dan jabatan orang yang mempergunakannya. Tapi yang penting harus diperhatikan ialah bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudutnya dapat dijangkau dengan tangan oleh orang yang mempergunakannya. Untuk golongan meja di Indonesia, lazim dipakai yang mempunyai ukuran tinggi lebih kurang 0,75 m, yakni yang dapat membentuk jarak antara mata orang yang sedang menulis atau membaca (dengan duduk diatas kursi) dengan permukaan meja kira-kira 32 cm.
Untuk mengukur meja kantor lazim dipergunakan 3 satuan hitung, yaitu lebar (width), dalam (depth), dan tinggi (height) :
Lebar adalah jarak yang panjang dari suatu tepi permukaan meja kepermukaan seberangnya. Dalam adalah jarak yang pendek dari tepi bagian depan permukaan meja sampai tepi bagian belakangnya. Tinggi adalah jarak dari permukaan meja yang dipakai untuk bekerja sampai ke lantai. Biasanya ukuran meja tulis untuk setiap karyawan cukuplah berukuran 120x70cm. Dari luas tersebut sebetulnya luas ruang yang betu-betul dipakai untuk melaksanakan pekerjaan hanyalah sekitar 80x50 cm. Selebihnya merupakan ruang kosong atau tempat untuk meletakkan peralatan-peralatan lain seperti telepon,baki surat,dan sebagainya.
Dalam pemakaiannya di kantor biasanya di sebelah kanan dan kiri meja kerja perlu disediakan ruang untuk keperluan lorong lalulintas pegawai masing-masing selebar minimum 40cm. Bilamana salah satu sisinya merupakan lorong utama atau kamar kerja itu cukup luas maka untuk ruang lalu lintas dapat disediakan 60cm bagi tiap meja, baik hanya pada satu sisinya ataupun keduanya di sisi kanan dan kiri. Sedang ruang untuk kursi pegawai ke arah belakang punggungnya diperlukan ruang rata-rata sepanjang 80 cm. Dengan demikian luas lantai yang perlu disediakan untuk setiap meja kerja di kantor dapat dihitung menurut gambar di bawah ini :
80cm
40cm
Ukuran meja : 120x70cm
Luas lantai : (60+120+40cm)x(70+80cm)
: 3,3m2
Jadi, dengan pembulatan ke atas luas lantai yang diperlukan oleh setiap meja kerja umumnya sekitar 3,5m2. Bilamana masing-masing pegawai memerlukan sebuah lemari kecil atau rak dengan ukuran lebar 1m dan dalam 0,5m maka luas lantai yang rata-rata perlu disediakan bagi seseorang pegawai tata usaha ialah 4m2.
Untuk pejabat pimpinan ukuran meja kerjanya dapat lebih luas daripada pegawai biasa, yaitu 130x80 cm atau paling besar 150x90 cm. Luas lantai seluruhnya yang dapat disediakan bagi seorang kepala dengan sendirinya disesuaikan menurut ukuran mejanya atau luas kantornya. Angka rata-rata yang dianggap layak bagi seorang kepala ialah 9,3 m2.
Contoh beberapa jenis meja :
Meja Staf
Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian administrasi atau tata usaha.
Meja Resepsionis (penerima tamu)
Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaan
Meja Direksi
Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.
Meja Rapat
Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat
Meja Samping
Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris pimpinan, biasa disebut meja return.
Kursi
Syarat kursi yang baik (Prof. Ralph Barnes) :
Dapat diatur tinggi rendahnya.
Kokoh
Bentuk sesuai bentuk badan orang (yang diduduki menyerupai sadel, tepi depannya bulat)
Mempunyai penyangga belakang untuk menunjang tulang punggung karyawan.
Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang yang hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 m.
Lemari
Macam lemari yang sering digunakan di dalam kantor :
Lemari–lemari warkat, dengan ukuran besarnya (volume) antara 0,5 m³ sampai 1 m³ adalah termasuk lemari golongan B. lebih besar dari itutermasuk golongan A. dan lebih kecil dari golongan B termasuk golongan C. lemari ini biasanya dipergunakan untuk menyimpan warkat (papers) yang belum diolah atau belum di file.
Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan bundel laporan ataupun dokumen lainnya yang sudah disusun ke dalam map besar (ordner). Juga untuk lemari rak ini ukuran dan golongannya sama dengan lemari warkat.
Lemari Brandkas (cash-box), untuk menyimpan uang , check dan surat berharga lainnya.
Filing Cabinet
Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah keatas, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm.
Laci-laci
Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daripada laci-laci filing cabinet.
Selain perabot yang disebut diatas, dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor seperti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone), pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat TV, pesawat perekam suara (tape recorder), papan tulis, gambar kepala negara, peta bumi, globe dan sebagainya.
Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian administrasi atau tata usaha.
Meja Resepsionis (penerima tamu)
Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaan
Meja Direksi
Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.
Meja Rapat
Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat
Meja Samping
Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris pimpinan, biasa disebut meja return.
Kursi
Syarat kursi yang baik (Prof. Ralph Barnes) :
Dapat diatur tinggi rendahnya.
Kokoh
Bentuk sesuai bentuk badan orang (yang diduduki menyerupai sadel, tepi depannya bulat)
Mempunyai penyangga belakang untuk menunjang tulang punggung karyawan.
Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang yang hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 m.
Lemari
Macam lemari yang sering digunakan di dalam kantor :
Lemari–lemari warkat, dengan ukuran besarnya (volume) antara 0,5 m³ sampai 1 m³ adalah termasuk lemari golongan B. lebih besar dari itutermasuk golongan A. dan lebih kecil dari golongan B termasuk golongan C. lemari ini biasanya dipergunakan untuk menyimpan warkat (papers) yang belum diolah atau belum di file.
Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan bundel laporan ataupun dokumen lainnya yang sudah disusun ke dalam map besar (ordner). Juga untuk lemari rak ini ukuran dan golongannya sama dengan lemari warkat.
Lemari Brandkas (cash-box), untuk menyimpan uang , check dan surat berharga lainnya.
Filing Cabinet
Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah keatas, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm.
Laci-laci
Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daripada laci-laci filing cabinet.
Selain perabot yang disebut diatas, dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor seperti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone), pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat TV, pesawat perekam suara (tape recorder), papan tulis, gambar kepala negara, peta bumi, globe dan sebagainya.