Organisasi Sebagai Suatu Sistem
Senin, 21 Agustus 2017
PENDAHULUAN
Dalam pengertian yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Organisasi adalah juga suatu sistem. Sistem yang berupa organisasi ini dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerjasama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun dari sekelompok orang, orang-orang ini melakukan kerjasama. Dan kerjasama itu dimaksudkan untuk mencapai sebuah tujuan tertentu yang mereka setujui bersama. Dan perpaduan ketiga unsur tersebut lahirlah sebuah kebulatan yang disebut organisasi.
Tetapi kebulatan ini sebagaimana halnya dengan sistem apapun tidak bisa ditangkap oleh panca indra manusia seakan-akan suatu barang berwujud, kalaupun dapat dilihat, maka yang tampak mungkin hanyalah kelompok orang-orang yang merupakan unsur kebulatan atau unsur kerjasama yang sedang mereka lakukan.
Berikut ini akan dijelaskan pengertian dari organisasi itu sendiri, prinsip-prinsip dari organisasi, faktor yang mendasari manusia melakukan kegiatan organisasi, serta siklus dari organisasi tersebut.
Dalam pengertian yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Organisasi adalah juga suatu sistem. Sistem yang berupa organisasi ini dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerjasama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun dari sekelompok orang, orang-orang ini melakukan kerjasama. Dan kerjasama itu dimaksudkan untuk mencapai sebuah tujuan tertentu yang mereka setujui bersama. Dan perpaduan ketiga unsur tersebut lahirlah sebuah kebulatan yang disebut organisasi.
Tetapi kebulatan ini sebagaimana halnya dengan sistem apapun tidak bisa ditangkap oleh panca indra manusia seakan-akan suatu barang berwujud, kalaupun dapat dilihat, maka yang tampak mungkin hanyalah kelompok orang-orang yang merupakan unsur kebulatan atau unsur kerjasama yang sedang mereka lakukan.
Berikut ini akan dijelaskan pengertian dari organisasi itu sendiri, prinsip-prinsip dari organisasi, faktor yang mendasari manusia melakukan kegiatan organisasi, serta siklus dari organisasi tersebut.
RUMUSAN MASALAH
Apa Pengertian Organisasi ?
Apa Sajakah Prinsip-prinsip Organisasi ?Apa Faktor yang Mendasari Manusia dalam Kegiatan Organisasi ?
Bagaimana Siklus Organisasi ?
PEMBAHASAN
Pengertian Organisasi
Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang berkerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.
Raymond E Miles memberi batasan mengenai organisasi yaitu, organisasi tidak lebih daripada sekelompok orang yang berkumpul bersams disekitar suatu teknologi yang dipergunakan untuk mengubah input-input dari lingkungan menjadi barang atau jasa-jasa yang dapat dipasarkan.
Organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hirarki otoritas dan tanggung jawab.
Untuk itu organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan bergantung pada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut.
Suatu organisasi memerlukan koordinasi supaya masing-masing bagian dari organisasi tersebut bekerja menurut semestinya tanpa menganggu bagian lainnya. Tanpa koordinasi akan sulit organisasi tersebut berfungsi dengan baik. Dalam melakukan suatu koordinasi akan memerlukan alat atau media agar koordinasi tersebut berjalan dengan lancar. Komunikasi merupakan alat atau media yang paling utama dalam melakukan koordinasi dalam suatu organisasi. Tanpa adanya komunikasi, maka organisasi tersebut akan mati.
Pengertian Organisasi
Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang berkerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.
Raymond E Miles memberi batasan mengenai organisasi yaitu, organisasi tidak lebih daripada sekelompok orang yang berkumpul bersams disekitar suatu teknologi yang dipergunakan untuk mengubah input-input dari lingkungan menjadi barang atau jasa-jasa yang dapat dipasarkan.
Organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hirarki otoritas dan tanggung jawab.
Untuk itu organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan bergantung pada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut.
Suatu organisasi memerlukan koordinasi supaya masing-masing bagian dari organisasi tersebut bekerja menurut semestinya tanpa menganggu bagian lainnya. Tanpa koordinasi akan sulit organisasi tersebut berfungsi dengan baik. Dalam melakukan suatu koordinasi akan memerlukan alat atau media agar koordinasi tersebut berjalan dengan lancar. Komunikasi merupakan alat atau media yang paling utama dalam melakukan koordinasi dalam suatu organisasi. Tanpa adanya komunikasi, maka organisasi tersebut akan mati.
Macam-macam Organisasi
Organisasi dapat dibedakan menjadi dua diantaranya adalah organisasi formal dan informal. Menurut Herbert G. Hicks dalam (Wursanto, 2005:63-64) ciri-ciri dari organisasi formal sebagai berikut :
Suatu organisasi formal mempunyai struktur yang baik, yang dapat menggambarkan hubungan-hubungan wewenang kekuasaan, akuntanbilitas, dan pertangungjawaban. Struktur itu pula dapat menunjukkan saluran-saluran melalui komunikasi tata hubungan.
Organisasi formal mempunyai spesifikasi jabatan yang jelas bagi setiap anggota.
Hirarki dan tujuan organisasi formal dinyatakan dengan tegas.
Organisasi dapat dibedakan menjadi dua diantaranya adalah organisasi formal dan informal. Menurut Herbert G. Hicks dalam (Wursanto, 2005:63-64) ciri-ciri dari organisasi formal sebagai berikut :
Suatu organisasi formal mempunyai struktur yang baik, yang dapat menggambarkan hubungan-hubungan wewenang kekuasaan, akuntanbilitas, dan pertangungjawaban. Struktur itu pula dapat menunjukkan saluran-saluran melalui komunikasi tata hubungan.
Organisasi formal mempunyai spesifikasi jabatan yang jelas bagi setiap anggota.
Hirarki dan tujuan organisasi formal dinyatakan dengan tegas.
Dalam organisasi formal masalah status, prestise, gaji, kedudukan atau pangkat dan penghasilan diatur dan diawasi dengan baik.
Organisasi formal bertahan lama dan direncanakan, sebab penepatannya sesuai dengan peraturan. Mereka relatif tidak fleksibel.Dalam organisasi formal, keanggotaan diperoleh secara sadar, pada waktu tertentu dan umumnya terbuka.
Organisasi nonformal, organisasi ini mempunya ciri-ciri sebagai berikut:
Disusun secara bebas, spontan, tidak pasti dan tidak fleksibel.
Keanggotaanya diperoleh secara sadar atau secara tidak sadar.
Kapan seorang menjadi anggota sulit ditentukan.
Tidak ada perinciaan secara tegas tentang tujuan organisasi.
Biasanya bersifat sementara .
Tidak mempunyai struktur yang dinyatakan dengan baik.Tidak mempunyai perincian yana tegas tentang tugas-tugas dari setiap anggota organisasi.
Hubungan-hubungan yang terjadi antara para anggota berlangsung secara pribadi/informal (Wursanto, 2005:63-65).
Prinsip-prinsip Organisasi
Organisasi merupakan kumpulan dua orang atau lebih yang membentuk kerjasama dalam satu wadah untuk mencapai visi, misi dan tujuan bersama secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, suatu organisasi harus memenuhi beberapa prinsip umum, antara lain:
Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas dan kesamaan pandangan seluruh personal yang terlibat didalamnya.
Organisasi harus memiliki pimpinan yang mampu mengarahkan para anggotanya dan mendelegasikan tugas, wewenang dan tanggung jawab kepada mereka.
Organisasi memiliki struktur organisasi yang disusun sesuai dengan kebutuhan.
Adapun Menurut Robbins (2003), Gitlow (2001), Cortada (2001), ada 6 prinsip penting yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi:
Spesialisasi Pekerjaan
Hal ini didefinisikan sebagai derajat dimana tugas dalam organisasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai. Pengulangan tugas yang serupa dalam jangka waktu yang lama akan meningkatkan tingkat produktivitas dan efisiensi sebuah pekerjaan.
Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yanag memberikan kesempatan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir atau menempatkannya dalam sebuah tim yang bisa bertukar pengalaman dan skill, rterbukti dapat meningkatkan produktivitas seiring dengan meningkatnya kepuasan kerja karyawan.
Departementalisasi
Unsur ini merupakan dampak dari penerapan spesialisasi pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam satu departemen. Misalnya, fungsi administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat dapat digabungkan pada departemen pemasaran. Kategori ini sangat sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan. Lebih lanjut, tugas dapat dikelompokkan berdasarkan produk yang dihasilkan sebuah perusahaan. Sebagai contoh, Indofood Group mengelompokkan produksi yang berkaitan dengan makanan instan dalam PT Indofood Sukses Makmur.
Kategori lain dalam departementalisasi adalah berdasarkan wilayah atau geografi. Dimana kategori ini biasanya dipilih oleh perusahaan yang mempunyai target market regional, nasional maupun iternasional. Microsoft dan perusahaan multinasional yang lain biasanya menempatkan seorang country manager yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan semua fungsi perusahaan di Indonesia. Kategori terakhir adalah berdasarkan pelanggan yang dilayani sebuah perusahaan. Hal ini dapat dilihat pada sebuah bank yang mengelompokkan pelayanan kredit berdasarkan banyak sedikitnya uang yang ditempatkan.
Rantai Komando
Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan dilaporkan. Ada dua unsur penting dalam menjelaskan konsep rantai komando, yaitu otoritas dan kesatuan perintah. Menurut Robbins (2003), otoritas merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial seperti memberikan tugas dan mengharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan dijalankan. Untuk menjaga agar hal tersebut dapat dijalankan sebagaimana mestinya, diperlukan kesatuan perintah yang mensyaratkan idealnya seseorang hanya mempunyai seorang atasan dimana dia dapat malaporkan dan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya.
Rentang Pengawasan
Unsur ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efisien dan efektif oleh seseorang manajer. Ada dua isu strategis yang berkaitan dengan unsur ini, yaitu apakah menggunakan rentang pengawasan yang besar ( dalam struktur organisasi vertikal) atau lebar (dalam struktur organisasi horizontal). Siekman (2000) menyebutkan bahwa dengan menggunaakan rentang pengawasan yang besar akan menjadikan manajer dapat mengawasi bawahannya lebih dekat, dan memberikan feedback lebih sering dibandingkan rentang pengawasan yang lebar.
Namun Robbins (2003) berargumen bahwa hal tersebut akan meningkatkan biaya staf, karena menambah jumlah manajer atau supervisor dan membuat pengambilan keputusan menjadi lambat. Hal tersebut membuat rentang pengawasan yang lebar menjadi lebih banyak di implementasikan diberbagai organisasi (Hammer dan Champy, 1993) dengan manfaat fleksibilitas yang meningkat serta dapat memberdayakan karyawan melalui kemandirian yang diberikannya.
Sentralisasi dan Desentralisasi
Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pimpinan atau kantor pusat, dan dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisasi dan jika sebaliknya disebut dengan desentralisasi. Robbins (2003) mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat dimana pembuatan keputusan dipusatkan pada beberapa jabatan di perusahaan. Menurut Gomez-Mejia, Balkin dan Cardy (2004), desentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan wewenang dalam mengambil keputusan dari kantor pusat kepada orang yang beralokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian. Dengan menggunakan desentralisasi, tindakan dapat dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, lebih banyak oranmg yang terliba didalamnya, dan menjadikan karyawan lebih menjadi bagian dari sebuah organisasi.
Formalisasi
Unsur ini didefinisikan oleh Gomez-Mejia dkk (2004) sebagai dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Jika pekerjaan yang ada telah diformalisasi, akan diketahui pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana cara menyelesaikannya.
Faktor yang Mendasari Manusia dalam Kegiatan Organisasi
Dalam mempelajari manajemen modern yang akan mendukung pelaksanaan tugas dan tanggun jawab perlu dipahami berbagai faktor yangg mendasi kegiatan manusia dalam organisasi.
Menurut DR. Buchari Zainun (1987), paling tidak ada lima faktor yang mendasari kegiatan manusia dalam organisasi, yaitu:
Faktor spesialisasi dan pembagian kerja
Keharusan untuk adanya spesialisasi dan pengembangan kerja, sebagai akibat dari pertumbuhan organisasi serta perkembangan dan kemajuan teknologi. Keharusan ini harus disertai oleh kewaspadaan akan adanya bahaya spesialisasi itu baik terhadap diri manusia, organisasi yang bersangkutan maupun kepada masyarakat pada umumnya.
Organisasi modern menuntut adanya golongan atau petugas yang yang merupakan spesialis, namun sama penting dan perananannya dengan golongan itu perlu juga dibutuhkan orang yang dapat bertindak sebagai generalis. Para generalis inilah pada tingkatan atau tahapan kegiatan tertentu akan melakukan koordinasi terhadap kegiatan para spesialis.
Faktor koordinasi
Koordinasi mewujudkan suatu organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan. Dengan koordinasi itulah seluruh kegiatan serta usaha-usaha perseorangan dapat diarahkan kepada suatu tujuan tertentu.
Faktor tujuan
Untuk merealisasikan tujuan atau kebijaksanaan yang telah ditetapkan prosedur kerja yang terperinci, teratur, dan dipercaya. Adanya faktor ini antara lain dapat mengurangi pemborosan waktu, tenaga, biaya dengan mencegah kekeliruan dan kesalahan yang tidak perlu.
Cara-cara dan prosedur kerja itu berperan sebagai jembatan yang menghubungkan suatu tujuan atau kebutuhan yang dirasakan dengan reaisasi atau pemenuhan kebutuhan atau tugas yang ingin dicapai.
Berdasarkan tujuan, orang dapat membedakan organisasi yang mencari keuntungan (profit organizations), organisasi tidak mengutamakan keuntungan (nonprofit organizations), organisasi swasta, organisasi sektariatan dan organisasi non sektariatan.
Faktor prosedur kerja
Prosedur kerja harus dipilih dengan tepat agar dapat menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara berdaya guna, yang harus memerhatikan keadaan organisasi, besaran dan komplektifitas organisasi, pentingnya faktor waktu, tersedianya segala keperluan organisasi, sifat mendesaknya tujuan yang harus dicapai, dan sifat desakan yang dirasakan oleh setiap unsur organisasi.
Faktor dinamika lingkungan.
Suatu organisasi tidak pernah lepas dari pengaruh lingkungan sekitar. Lingkungan merupakan sumber pemasok input bagi organisasi, dan juga sebagai penerima output dari organisasi itu sendiri. Lingkungan juga merupakan tempat pelemparan keluaran-keluaran barang atau jasa olahan organisasi.
Siklus Organisasi
Transformasi Organisasi : Kelahiran, Pertumbuhan, Kemunduran dan Kematian. Berikut merupakan siklus dari sebuah organisasi yang meliputi, kelahiran, pertumbuhan, kemunduran dan kematian merupakan empat prinsip tahapan dari siklus kehidupan suatu organisasi
Kelahiran
Sebuah organisasi lahir ketika beberapa individu dan entrepreneur terpanggil untuk mengetahui dan kemudian mengambil manfaat dari adanya peluang dalam menggunakan keahlian dan kemampuan mereka untuk menciptakan nilai. Mereka menaklukkan peluang tersebut dengan mendirikan sebuah organisasi untuk menghasilkan sesuatu, baik berupa produk atau jasa. Peluang itu perlu di-manage dan dipelihara dengan baik, jika menginginkan kelangsungan atau sustainabilitas dari masa hidup organisasi tersebut.
Disisi lain, kelahiran organisasi merupakan suatu tahap yang berbahaya dari siklus hidup organisasi dan ia selulu berhubungan dengan kesempatan terbesar yang bisa berujung kegagalan dari organisasi tersebut. Permasalahan pertama yang dihadapi suatu organisasi sesaat setelah organisasi itu lahir adalah bertahan dari kerentanan kelahiran organisasi (organizational birth). Permasalahan lain timbul pada saat organisasi tumbuh, dan ketika organisasi dewasa, permasalahan-permasalahan tersebut harus dikelola untuk menghindari awal kemunduran atau kematian.
Beberapa masalah yang dihadapi suatu organisasi setelah ia lahir diantaranya ”terkejut/shock” dengan hal-hal baru seperti lingkungan yang baru, belum adanya struktur formal dari organisasi untuk menambah proses cipta nilai dan bertindak stabil serta pasti, ketidakcocokan dengan lingkungan baru dalam hal penyediaan sumber daya karena banyak organisasi baru yang berdiri dan saling bersaing untuk mendapatkan sumber daya-sumber daya tersebut. r-strategy versus K-startegy serta specialist strategy versus general strategy merupakan dua bentuk strategi yang dapat digunakan oleh organisasi sebagai akses untuk mendapatkan sumber dayanya dan untuk mempertinggi kesempatan organisasi tersebut untuk tetap bertahan.
Pertumbuhan
Untuk tetap bertahan dan berhasil, organisasi harus dapat berubah dalam merespon berbagai kekuatan atau tekanan baik dari segi internal maupun eksternal. Suatu organisasi harus mampu untuk membuat perubahan terhadap struktur maupun budayanya pada titik kritis dalam siklus hidupnya. Jika pengaturan itu berlangsung dengan baik dan sukses, maka organisasi dapat terus bertumbuh dan menjadi berbeda dari sebelumnya. Suatu organisasi harus terbiasa dengan ketidakpastian lingkungan yang sering berubah-ubah dan mampu untuk mengatasi kelembaman (inertia) yang senantiasa mengancam kemampuan organisasi untuk dapat berubah.
Organisasi yang terus bertumbuh setelah lahirnya dapat menambah divisi pekerja mereka, melakukan spesialisasi kerja serta mengembangkan keahlian para pekerja yang dapat menyumbang keunggulan kompetitif bagi organisasi, yang dengannya organisasi dapat dengan mudah mendapatkan sumber daya-sumber yang langka.
Pertumbuhan organisasi menurut Jones (1998) yaitu: “tahap siklus hidup organisasi dimana organisasi mampu mengembangkan nilai kreasi dan kompetensi sehingga mendapatkan sumberdaya tambahan. Pertumbuhan ini memungkinkan organisasi meningkatkan pembagian kerja dan spesialisasi serta sekaligus mengembangkan keunggulan kompetitif”.
Menurut Larry Greiner ada 5 tahap Model Pertumbuhan Organisasi, yaitu :
Tahap kreatifitas
Kreatifitas para pendiri organisasi merupakan tahap awal dari evolusi suatu organisasi. Bentuk kreativitas ini biasanya dalam mengembangkan produknya dan pasar. Desain organisasi pada tahap ini masih berupa struktur sederhana dan pengambilan keputusan dikontrol oleh manajer-pemilik atau top manajemen. Komunikasi antar tingkatan di dalam organisasi berlangsung intensif dan informal. Krisis yang muncul pada tahap awal pertumbuhan organisasi adalah krisis kepemimpinan.
Tahap pengarahan
Pada tahap pengarahan desain organisasi makin birokratis, komunikasi antar tingkatan menjadi formal dan spesialisasi pekerjaan mulai diterapkan, seperti aktivitas produksi dan pemasaran. Pengambilan keputusan pada tahap ini bermuara pada manajemen baru dan manajer tingkat bawah tidak diikut sertakan. Keadaan ini akan menimbulkan krisis otonomi, dimana manajer tingkat bawah akan mencari pengaruh yang lebih besar di dalam pengambilan keputusan.
Tahap pendelegasian
Pada tahap pendelegasian manajer tingkat bawah mempunyai otonomi yang lebih besar dalam menjalankan aktivitas unit kerjanya, sedangkan top manajemen lebih berkonsentrasi pada perencanaan strategis jangka panjang. Krisis yang muncul dari tahap pendelegasian adalah krisis kontrol.
Tahap koordinasi
Tahap ini muncul sebagai akibat dari krisis kontrol pada tahap pendelegasian. Koordinasi sangat diperlukan oleh manajer lini dari unit-unit staf dan kelompok-kelompok produk dalam menjalankan fungsinya. Namun adanya koordinasi juga menimbulkan konflik garis-staf yang menyita banyak waktu dan energi, sehingga muncul krisis birokrasi.
Tahap kerjasama
Kerjasama yang kuat antar individu di dalam organisasi merupakan lalan keluar dari krisis birokrasi pada tahap koordinasi. Budaya organisasi menjadi substitusi bagi kontrol formal manajemen organisasi.
Kemunduran
Jika organisasi gagal dalam me-manage proses pertumbuhannya secara efektif, maka hasilnya adalah organisasi tersebut akan mengalami kemunduran, suatu tahap dimana organisasi gagal untuk mengantisipasi, mengetahui dan merubah tekanan internal maupun eksternal yang mengancam keberlangsungan organisasi tersebut.
Weitzel dan Jonsson’s membuat model untuk organisasi yang mengalami kemunduran yang terdiri dari 5 tahap sebagai berikut:
Tahap Kebutaan (Blinded)
Tahap Tidak ada kegiatan (Inaction)
Tahap Pengambilan Tindakan yang salah (Faulty action)
Tahap Pengembangan situasi krisis (Crisis)
Tahap Pembubaran atau kematian (Dissolution or death)
Kematian
Selanjutnya kematian organisasi terjadi karena suatu organisasi melepaskan sumber daya-sumber daya yang dimilikinya atau melikuidasi aset-asetnya. Dan sebagai langkah awal pembubarannya, maka organisasi akan memutuskan hubungannya dengan para stakeholder dan mengalihkan sumber daya-sumber dayanya ke organisasi lain. Tempatnya akan diambil alih dan digantikan oleh orgnasasi yang baru, dan sebuah siklus baru kelahiran dan kematian organisasi akan dimulai kembali.
Organisasi merupakan kumpulan dua orang atau lebih yang membentuk kerjasama dalam satu wadah untuk mencapai visi, misi dan tujuan bersama secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, suatu organisasi harus memenuhi beberapa prinsip umum, antara lain:
Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas dan kesamaan pandangan seluruh personal yang terlibat didalamnya.
Organisasi harus memiliki pimpinan yang mampu mengarahkan para anggotanya dan mendelegasikan tugas, wewenang dan tanggung jawab kepada mereka.
Organisasi memiliki struktur organisasi yang disusun sesuai dengan kebutuhan.
Adapun Menurut Robbins (2003), Gitlow (2001), Cortada (2001), ada 6 prinsip penting yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi:
Spesialisasi Pekerjaan
Hal ini didefinisikan sebagai derajat dimana tugas dalam organisasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai. Pengulangan tugas yang serupa dalam jangka waktu yang lama akan meningkatkan tingkat produktivitas dan efisiensi sebuah pekerjaan.
Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yanag memberikan kesempatan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir atau menempatkannya dalam sebuah tim yang bisa bertukar pengalaman dan skill, rterbukti dapat meningkatkan produktivitas seiring dengan meningkatnya kepuasan kerja karyawan.
Departementalisasi
Unsur ini merupakan dampak dari penerapan spesialisasi pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam satu departemen. Misalnya, fungsi administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat dapat digabungkan pada departemen pemasaran. Kategori ini sangat sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan. Lebih lanjut, tugas dapat dikelompokkan berdasarkan produk yang dihasilkan sebuah perusahaan. Sebagai contoh, Indofood Group mengelompokkan produksi yang berkaitan dengan makanan instan dalam PT Indofood Sukses Makmur.
Kategori lain dalam departementalisasi adalah berdasarkan wilayah atau geografi. Dimana kategori ini biasanya dipilih oleh perusahaan yang mempunyai target market regional, nasional maupun iternasional. Microsoft dan perusahaan multinasional yang lain biasanya menempatkan seorang country manager yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan semua fungsi perusahaan di Indonesia. Kategori terakhir adalah berdasarkan pelanggan yang dilayani sebuah perusahaan. Hal ini dapat dilihat pada sebuah bank yang mengelompokkan pelayanan kredit berdasarkan banyak sedikitnya uang yang ditempatkan.
Rantai Komando
Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan dilaporkan. Ada dua unsur penting dalam menjelaskan konsep rantai komando, yaitu otoritas dan kesatuan perintah. Menurut Robbins (2003), otoritas merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial seperti memberikan tugas dan mengharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan dijalankan. Untuk menjaga agar hal tersebut dapat dijalankan sebagaimana mestinya, diperlukan kesatuan perintah yang mensyaratkan idealnya seseorang hanya mempunyai seorang atasan dimana dia dapat malaporkan dan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya.
Rentang Pengawasan
Unsur ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efisien dan efektif oleh seseorang manajer. Ada dua isu strategis yang berkaitan dengan unsur ini, yaitu apakah menggunakan rentang pengawasan yang besar ( dalam struktur organisasi vertikal) atau lebar (dalam struktur organisasi horizontal). Siekman (2000) menyebutkan bahwa dengan menggunaakan rentang pengawasan yang besar akan menjadikan manajer dapat mengawasi bawahannya lebih dekat, dan memberikan feedback lebih sering dibandingkan rentang pengawasan yang lebar.
Namun Robbins (2003) berargumen bahwa hal tersebut akan meningkatkan biaya staf, karena menambah jumlah manajer atau supervisor dan membuat pengambilan keputusan menjadi lambat. Hal tersebut membuat rentang pengawasan yang lebar menjadi lebih banyak di implementasikan diberbagai organisasi (Hammer dan Champy, 1993) dengan manfaat fleksibilitas yang meningkat serta dapat memberdayakan karyawan melalui kemandirian yang diberikannya.
Sentralisasi dan Desentralisasi
Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pimpinan atau kantor pusat, dan dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisasi dan jika sebaliknya disebut dengan desentralisasi. Robbins (2003) mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat dimana pembuatan keputusan dipusatkan pada beberapa jabatan di perusahaan. Menurut Gomez-Mejia, Balkin dan Cardy (2004), desentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan wewenang dalam mengambil keputusan dari kantor pusat kepada orang yang beralokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian. Dengan menggunakan desentralisasi, tindakan dapat dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, lebih banyak oranmg yang terliba didalamnya, dan menjadikan karyawan lebih menjadi bagian dari sebuah organisasi.
Formalisasi
Unsur ini didefinisikan oleh Gomez-Mejia dkk (2004) sebagai dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Jika pekerjaan yang ada telah diformalisasi, akan diketahui pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana cara menyelesaikannya.
Faktor yang Mendasari Manusia dalam Kegiatan Organisasi
Dalam mempelajari manajemen modern yang akan mendukung pelaksanaan tugas dan tanggun jawab perlu dipahami berbagai faktor yangg mendasi kegiatan manusia dalam organisasi.
Menurut DR. Buchari Zainun (1987), paling tidak ada lima faktor yang mendasari kegiatan manusia dalam organisasi, yaitu:
Faktor spesialisasi dan pembagian kerja
Keharusan untuk adanya spesialisasi dan pengembangan kerja, sebagai akibat dari pertumbuhan organisasi serta perkembangan dan kemajuan teknologi. Keharusan ini harus disertai oleh kewaspadaan akan adanya bahaya spesialisasi itu baik terhadap diri manusia, organisasi yang bersangkutan maupun kepada masyarakat pada umumnya.
Organisasi modern menuntut adanya golongan atau petugas yang yang merupakan spesialis, namun sama penting dan perananannya dengan golongan itu perlu juga dibutuhkan orang yang dapat bertindak sebagai generalis. Para generalis inilah pada tingkatan atau tahapan kegiatan tertentu akan melakukan koordinasi terhadap kegiatan para spesialis.
Faktor koordinasi
Koordinasi mewujudkan suatu organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan. Dengan koordinasi itulah seluruh kegiatan serta usaha-usaha perseorangan dapat diarahkan kepada suatu tujuan tertentu.
Faktor tujuan
Untuk merealisasikan tujuan atau kebijaksanaan yang telah ditetapkan prosedur kerja yang terperinci, teratur, dan dipercaya. Adanya faktor ini antara lain dapat mengurangi pemborosan waktu, tenaga, biaya dengan mencegah kekeliruan dan kesalahan yang tidak perlu.
Cara-cara dan prosedur kerja itu berperan sebagai jembatan yang menghubungkan suatu tujuan atau kebutuhan yang dirasakan dengan reaisasi atau pemenuhan kebutuhan atau tugas yang ingin dicapai.
Berdasarkan tujuan, orang dapat membedakan organisasi yang mencari keuntungan (profit organizations), organisasi tidak mengutamakan keuntungan (nonprofit organizations), organisasi swasta, organisasi sektariatan dan organisasi non sektariatan.
Faktor prosedur kerja
Prosedur kerja harus dipilih dengan tepat agar dapat menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara berdaya guna, yang harus memerhatikan keadaan organisasi, besaran dan komplektifitas organisasi, pentingnya faktor waktu, tersedianya segala keperluan organisasi, sifat mendesaknya tujuan yang harus dicapai, dan sifat desakan yang dirasakan oleh setiap unsur organisasi.
Faktor dinamika lingkungan.
Suatu organisasi tidak pernah lepas dari pengaruh lingkungan sekitar. Lingkungan merupakan sumber pemasok input bagi organisasi, dan juga sebagai penerima output dari organisasi itu sendiri. Lingkungan juga merupakan tempat pelemparan keluaran-keluaran barang atau jasa olahan organisasi.
Siklus Organisasi
Transformasi Organisasi : Kelahiran, Pertumbuhan, Kemunduran dan Kematian. Berikut merupakan siklus dari sebuah organisasi yang meliputi, kelahiran, pertumbuhan, kemunduran dan kematian merupakan empat prinsip tahapan dari siklus kehidupan suatu organisasi
Kelahiran
Sebuah organisasi lahir ketika beberapa individu dan entrepreneur terpanggil untuk mengetahui dan kemudian mengambil manfaat dari adanya peluang dalam menggunakan keahlian dan kemampuan mereka untuk menciptakan nilai. Mereka menaklukkan peluang tersebut dengan mendirikan sebuah organisasi untuk menghasilkan sesuatu, baik berupa produk atau jasa. Peluang itu perlu di-manage dan dipelihara dengan baik, jika menginginkan kelangsungan atau sustainabilitas dari masa hidup organisasi tersebut.
Disisi lain, kelahiran organisasi merupakan suatu tahap yang berbahaya dari siklus hidup organisasi dan ia selulu berhubungan dengan kesempatan terbesar yang bisa berujung kegagalan dari organisasi tersebut. Permasalahan pertama yang dihadapi suatu organisasi sesaat setelah organisasi itu lahir adalah bertahan dari kerentanan kelahiran organisasi (organizational birth). Permasalahan lain timbul pada saat organisasi tumbuh, dan ketika organisasi dewasa, permasalahan-permasalahan tersebut harus dikelola untuk menghindari awal kemunduran atau kematian.
Beberapa masalah yang dihadapi suatu organisasi setelah ia lahir diantaranya ”terkejut/shock” dengan hal-hal baru seperti lingkungan yang baru, belum adanya struktur formal dari organisasi untuk menambah proses cipta nilai dan bertindak stabil serta pasti, ketidakcocokan dengan lingkungan baru dalam hal penyediaan sumber daya karena banyak organisasi baru yang berdiri dan saling bersaing untuk mendapatkan sumber daya-sumber daya tersebut. r-strategy versus K-startegy serta specialist strategy versus general strategy merupakan dua bentuk strategi yang dapat digunakan oleh organisasi sebagai akses untuk mendapatkan sumber dayanya dan untuk mempertinggi kesempatan organisasi tersebut untuk tetap bertahan.
Pertumbuhan
Untuk tetap bertahan dan berhasil, organisasi harus dapat berubah dalam merespon berbagai kekuatan atau tekanan baik dari segi internal maupun eksternal. Suatu organisasi harus mampu untuk membuat perubahan terhadap struktur maupun budayanya pada titik kritis dalam siklus hidupnya. Jika pengaturan itu berlangsung dengan baik dan sukses, maka organisasi dapat terus bertumbuh dan menjadi berbeda dari sebelumnya. Suatu organisasi harus terbiasa dengan ketidakpastian lingkungan yang sering berubah-ubah dan mampu untuk mengatasi kelembaman (inertia) yang senantiasa mengancam kemampuan organisasi untuk dapat berubah.
Organisasi yang terus bertumbuh setelah lahirnya dapat menambah divisi pekerja mereka, melakukan spesialisasi kerja serta mengembangkan keahlian para pekerja yang dapat menyumbang keunggulan kompetitif bagi organisasi, yang dengannya organisasi dapat dengan mudah mendapatkan sumber daya-sumber yang langka.
Pertumbuhan organisasi menurut Jones (1998) yaitu: “tahap siklus hidup organisasi dimana organisasi mampu mengembangkan nilai kreasi dan kompetensi sehingga mendapatkan sumberdaya tambahan. Pertumbuhan ini memungkinkan organisasi meningkatkan pembagian kerja dan spesialisasi serta sekaligus mengembangkan keunggulan kompetitif”.
Menurut Larry Greiner ada 5 tahap Model Pertumbuhan Organisasi, yaitu :
Tahap kreatifitas
Kreatifitas para pendiri organisasi merupakan tahap awal dari evolusi suatu organisasi. Bentuk kreativitas ini biasanya dalam mengembangkan produknya dan pasar. Desain organisasi pada tahap ini masih berupa struktur sederhana dan pengambilan keputusan dikontrol oleh manajer-pemilik atau top manajemen. Komunikasi antar tingkatan di dalam organisasi berlangsung intensif dan informal. Krisis yang muncul pada tahap awal pertumbuhan organisasi adalah krisis kepemimpinan.
Tahap pengarahan
Pada tahap pengarahan desain organisasi makin birokratis, komunikasi antar tingkatan menjadi formal dan spesialisasi pekerjaan mulai diterapkan, seperti aktivitas produksi dan pemasaran. Pengambilan keputusan pada tahap ini bermuara pada manajemen baru dan manajer tingkat bawah tidak diikut sertakan. Keadaan ini akan menimbulkan krisis otonomi, dimana manajer tingkat bawah akan mencari pengaruh yang lebih besar di dalam pengambilan keputusan.
Tahap pendelegasian
Pada tahap pendelegasian manajer tingkat bawah mempunyai otonomi yang lebih besar dalam menjalankan aktivitas unit kerjanya, sedangkan top manajemen lebih berkonsentrasi pada perencanaan strategis jangka panjang. Krisis yang muncul dari tahap pendelegasian adalah krisis kontrol.
Tahap koordinasi
Tahap ini muncul sebagai akibat dari krisis kontrol pada tahap pendelegasian. Koordinasi sangat diperlukan oleh manajer lini dari unit-unit staf dan kelompok-kelompok produk dalam menjalankan fungsinya. Namun adanya koordinasi juga menimbulkan konflik garis-staf yang menyita banyak waktu dan energi, sehingga muncul krisis birokrasi.
Tahap kerjasama
Kerjasama yang kuat antar individu di dalam organisasi merupakan lalan keluar dari krisis birokrasi pada tahap koordinasi. Budaya organisasi menjadi substitusi bagi kontrol formal manajemen organisasi.
Kemunduran
Jika organisasi gagal dalam me-manage proses pertumbuhannya secara efektif, maka hasilnya adalah organisasi tersebut akan mengalami kemunduran, suatu tahap dimana organisasi gagal untuk mengantisipasi, mengetahui dan merubah tekanan internal maupun eksternal yang mengancam keberlangsungan organisasi tersebut.
Weitzel dan Jonsson’s membuat model untuk organisasi yang mengalami kemunduran yang terdiri dari 5 tahap sebagai berikut:
Tahap Kebutaan (Blinded)
Tahap Tidak ada kegiatan (Inaction)
Tahap Pengambilan Tindakan yang salah (Faulty action)
Tahap Pengembangan situasi krisis (Crisis)
Tahap Pembubaran atau kematian (Dissolution or death)
Kematian
Selanjutnya kematian organisasi terjadi karena suatu organisasi melepaskan sumber daya-sumber daya yang dimilikinya atau melikuidasi aset-asetnya. Dan sebagai langkah awal pembubarannya, maka organisasi akan memutuskan hubungannya dengan para stakeholder dan mengalihkan sumber daya-sumber dayanya ke organisasi lain. Tempatnya akan diambil alih dan digantikan oleh orgnasasi yang baru, dan sebuah siklus baru kelahiran dan kematian organisasi akan dimulai kembali.
KESIMPULAN
Organisasi dikatakan sebagai suatu sistem, sistem yang berupa organisasi ini mempunyai 3 unsur yang saling berhubungan yang meliputi kumpulam orang, kerjasama, tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun dari sekelompok orang yang melakukan kerjasama dan melakukan tugasnya untuk mencapai sebuah tujuan tertentu yang telah mereka sepakati sebelumnya. Dan perpaduan ketiga unsur tersebut menjadi satu kesatuan yang bulat yang disebut dengan organisasi.
Dan dapat berubah baik itu bentuk kerjasamanya atau yang lainnya seiring dengan dinamika lingkungan serta kemajuan teknologi. Akan tetapi perlu diingan organisasi itu ada yang dapat memberikan keuntungan dan juga tidak bisa memberikan keuntungan.
Organisasi dikatakan sebagai suatu sistem, sistem yang berupa organisasi ini mempunyai 3 unsur yang saling berhubungan yang meliputi kumpulam orang, kerjasama, tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun dari sekelompok orang yang melakukan kerjasama dan melakukan tugasnya untuk mencapai sebuah tujuan tertentu yang telah mereka sepakati sebelumnya. Dan perpaduan ketiga unsur tersebut menjadi satu kesatuan yang bulat yang disebut dengan organisasi.
Dan dapat berubah baik itu bentuk kerjasamanya atau yang lainnya seiring dengan dinamika lingkungan serta kemajuan teknologi. Akan tetapi perlu diingan organisasi itu ada yang dapat memberikan keuntungan dan juga tidak bisa memberikan keuntungan.
DAFTAR PUSTAKA
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern cet - 8, (Yogyakarta: Liberty Yogyakarta, 2007)
https://amirlahjeni.wordpress.com/2012/03/30/pengantar-organisasi/ diakses 01-04-2016. pukul, 13.30 WIB
Fustino Cosdoso, Gomes Fustino, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Yogyakarta: Andi Offset, 2003)
Mulyono, Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan, (Jogjakarta: Ar-Ruzz Media, 2010)
Munir, Sukoco Badri, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Jakarta: Erlangga, 2005)
Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah, (Jakarta: Rineka Cipta, 2010)
http://funnymustikasari.wordpress.com/2008/08/26/pertumbuhan-dan-siklus-hidup-organisasi/
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern cet - 8, (Yogyakarta: Liberty Yogyakarta, 2007)
https://amirlahjeni.wordpress.com/2012/03/30/pengantar-organisasi/ diakses 01-04-2016. pukul, 13.30 WIB
Fustino Cosdoso, Gomes Fustino, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Yogyakarta: Andi Offset, 2003)
Mulyono, Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan, (Jogjakarta: Ar-Ruzz Media, 2010)
Munir, Sukoco Badri, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Jakarta: Erlangga, 2005)
Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah, (Jakarta: Rineka Cipta, 2010)
http://funnymustikasari.wordpress.com/2008/08/26/pertumbuhan-dan-siklus-hidup-organisasi/